Un fournisseur facture dix palettes alors que l'entrepôt n'en a reçu que huit. La facture arrive par email, quelqu'un la saisit, elle part en paiement avec le lot de la semaine, et l'écart ne se voit qu'au moment de l'inventaire. Odoo sait éviter ce scénario, à condition de régler dans l'ordre ce que l'on accepte de facturer, le rattachement de chaque facture à sa commande et le signal qui retient le paiement. Ce pas à pas reprend ces réglages un par un.
Périmètre : Odoo 19 (19.0 et versions intermédiaires), applications Achats, Inventaire et Facturation, disponibles en Community comme en Enterprise. Une exception : la correspondance à trois voies, décrite plus bas, repose sur un module qui ne figure pas dans le dépôt public d'Odoo et relève donc de l'Enterprise. Les libellés cités sont ceux de l'interface française.
1. Choisir la politique de contrôle de chaque produit
Tout commence sur la fiche produit : Achats > Produits > Produits, onglet Achats, section Factures fournisseurs, champ Politique de contrôle. Deux valeurs sont possibles :
- Sur base des quantités commandées : la facture peut être créée dès la confirmation du bon de commande, pour les quantités commandées.
- Sur base des quantités reçues : la facture ne porte que sur ce qui a été réceptionné. Tant que rien n'est reçu, il n'y a rien à facturer.
D'après la documentation, Odoo propose par défaut les quantités commandées pour les services et les quantités reçues pour les biens. C'est le bon réflexe, et je le confirme : pour tout article stocké, gardez quantités reçues. La politique « commandée » n'a de sens que pour les services, les abonnements ou les acomptes, où il n'y a rien à réceptionner.
Un piège fréquent vient des imports : un catalogue fournisseur importé en masse peut arriver avec la mauvaise politique. Après un import, filtrez la liste des produits sur ce champ et corrigez les biens stockés réglés sur les quantités commandées.
2. Lire le statut de facturation des commandes
Chaque bon de commande confirmé porte, dans l'onglet Autres informations, un Statut de facturation qui découle de la politique de contrôle :
| Statut | Quantités reçues | Quantités commandées |
|---|---|---|
| Rien à facturer | commande confirmée, rien reçu | sans objet |
| Factures en attente | tout ou partie reçu, pas encore facturé | commande confirmée |
| Entièrement facturé | tout ou partie reçu, facture brouillon créée | facture brouillon créée |
Ce champ est filtrable et groupable dans la liste des bons de commande fournisseur. Une vue enregistrée sur Factures en attente donne au service comptable la liste de ce qui a été reçu sans avoir été facturé, utile en fin de mois pour les charges à payer.
3. Rattacher chaque facture à sa commande
Une facture fournisseur saisie sans lien avec la commande échappe à tout contrôle. Trois façons de créer ce lien existent en standard.
Depuis la commande. Sur le bon de commande, le bouton de création de facture génère un brouillon avec les quantités autorisées par la politique de contrôle. Si la commande est réglée sur les quantités reçues et que seules huit palettes ont été réceptionnées, le brouillon en contient huit.
Depuis la facture, par la saisie automatique. Sur une facture créée à la main ou reçue par email, le champ Saisie automatique permet de choisir un bon de commande passé du même fournisseur : Odoo reprend ses lignes.
Par la réconciliation des achats. Une fois la facture enregistrée, le bouton intelligent Réconciliation des achats affiche les lignes de commande du fournisseur. Seules les lignes de produits reçus y apparaissent. Sélectionnez les lignes concernées et la facture brouillon, puis cliquez sur Faire correspondre. Si aucune commande n'existe, le bouton Ajouter au bon de commande permet d'en créer une à partir des lignes de la facture : à réserver aux cas exceptionnels, sinon le contrôle perd son sens.
Pour les factures numérisées, la documentation précise qu'Odoo cherche lui-même une commande correspondante une fois la facture reconnue, et propose ce rattachement. Les factures électroniques avec XML embarqué sont, selon la même source, traitées de façon plus fiable que les PDF scannés.
4. Retenir le paiement d'une facture non conforme (Enterprise)
La politique de contrôle limite ce que l'on facture à partir de la commande. Elle n'empêche pas quelqu'un de modifier le brouillon ensuite, en augmentant une quantité ou un prix. C'est là qu'intervient la correspondance à trois voies.
Activez-la dans Achats > Configuration > Paramètres, section Facturation, case Correspondance à trois voies. Chaque facture fournisseur affiche alors, dans l'onglet Autres informations, le champ Doit être payée, avec trois valeurs : Oui, Non et Exception. Une facture créée depuis une commande reçue part sur « oui ». Si quelqu'un modifie quantités, prix ou lignes par rapport à la commande, le champ passe à « exception ». Après paiement, il passe à « non ».
Un point mérite d'être dit clairement, car il surprend : d'après la documentation, Odoo ne bloque pas la facture en exception et n'affiche pas d'erreur, puisqu'un écart peut avoir une raison valable. Le contrôle repose donc sur votre organisation. Avant chaque campagne de paiement, filtrez les factures fournisseurs à payer sur ce champ et écartez celles en exception tant qu'un acheteur ne les a pas justifiées. Le statut peut être modifié à la main, ce qui permet de lever l'exception une fois l'écart expliqué. Réservez ce droit à quelques personnes.
Vérification finale
- Créez un bon de commande de dix unités d'un article stocké réglé sur les quantités reçues, et réceptionnez-en huit.
- Vérifiez que le statut de facturation affiche Factures en attente, puis créez la facture : elle doit porter huit unités.
- Passez la quantité à dix sur le brouillon. En Enterprise avec la correspondance à trois voies, le champ de paiement doit passer en exception.
- Remettez huit, confirmez, enregistrez le paiement, et contrôlez que la commande passe à Entièrement facturé.
- Réceptionnez les deux unités restantes : la commande doit repasser en Factures en attente pour ce reliquat.
Le paiement lui-même finit sur le relevé bancaire. En Enterprise, des règles de rapprochement bancaire bien écrites évitent de le pointer à la main.
Sources
- Documentation Odoo 19.0, politiques de contrôle et correspondance à trois voies : Lire la page
- Documentation Odoo 19.0, factures fournisseurs (saisie automatique, réconciliation des achats) : Lire la page
- Documentation Odoo 19.0, numérisation des factures fournisseurs : Lire la page