Si vous gérez le recouvrement dans Odoo et que vous venez de passer en version 19.3 ou que vous veniez de créer votre comptabilité dans Odoo 19.3, vous avez peut-être eu la même surprise que beaucoup de nos clients : la zone de relance que vous aviez l'habitude de paramétrer directement sur la fiche client a tout simplement disparu. Pas de panique, la fonctionnalité existe toujours — mais Odoo a profondément revu son organisation. Voici ce qui a changé, et surtout comment faire concrètement aujourd'hui.
Ce qui a changé par rapport aux versions précédentes
Jusqu'à la version 19, le pilotage des relances reposait largement sur la fiche client : vous y définissiez si les rappels étaient automatiques ou manuels, qui en était responsable, et vous pouviez exclure certaines factures au cas par cas. C'était l'écran de référence du comptable.
À partir de la version 19.3, Odoo a déplacé toute cette logique. La conséquence directe : il n'y a plus de section de relance dédiée sur la fiche contact. Ce n'est ni un bug, ni un problème d'installation, ni un module manquant — c'est un choix de conception. Le caractère automatique ou manuel d'une relance ne se règle plus client par client, mais au niveau des paliers de relance eux-mêmes.
Un point important à connaître : la documentation officielle d'Odoo, y compris pour la version saas-19.3, décrit encore l'ancien fonctionnement avec la section sur la fiche client. Cette documentation n'a pas été mise à jour pour refléter la refonte. Si vous la suivez à la lettre, vous chercherez un écran qui n'existe plus. C'est exactement le piège dans lequel il est facile de tomber (D'ailleurs on est tombé dedans la tête la première).
Étape 1 : configurer vos paliers de relance
Tout commence par la définition de vos niveaux de relance. C'est là que vous décrivez votre stratégie de recouvrement : combien de paliers, à quel rythme, par quel canal, avec quel message.
L'accès se fait depuis les paramètres de la Comptabilité. Rendez-vous dans la configuration de l'application, repérez l'option Rappels automatiques de facture, et cliquez sur le lien Gérez vos rappels automatiques. Vous arrivez sur la liste des niveaux de relance.
Pour chaque palier, vous définissez :
Le délai en jours qui déclenche le palier. Un nombre qui correspond à un nombre de jours et le choix entre avant ou après l'échéance là où on mettait directement le nombre positif ou négatif dans les précédentes versions.
Les actions dans l'onglet Notification : envoi d'un e-mail, d'un SMS ou d'un courrier postal. Notez que l'envoi de courriers, de SMS consomme des crédits IAP (achats intégrés) — à intégrer dans votre budget si vous comptez aller au-delà du simple e-mail.
Le modèle de contenu (Modèle d'e-mail), qui détermine le texte du message envoyé pour ce palier. Vous pouvez le personnaliser pour adapter le ton selon le niveau de retard.
Le mode automatique ou manuel, ainsi que la planification éventuelle d'activités dans l'onglet Activité (avec responsable, type d'activité et résumé).
C'est le changement de paradigme à retenir : le mode automatique ou manuel est désormais une propriété du palier, et non plus du client.
Étape 2 : piloter les relances
Une fois vos paliers configurés, le suivi quotidien se fait depuis le rapport de relance, qui est la nouvelle variante du Grand livre des tiers dédiée à cet usage. Vous y accédez depuis l'analyse comptable, en sélectionnant le rapport de relance (Follow-Up Report) sur le Grand livre des tiers.
Vous pouvez aussi y accéder depuis la fiche du client en cliquant sur le smart button qui correspond au montant "À recevoir".
Cet écran remplace à la fois l'ancien rapport de relance et la zone qui figurait sur la fiche client. Vous y voyez l'ensemble des clients concernés, avec leurs factures ouvertes. Les échéances dépassées apparaissent en rouge, ce qui vous donne une lecture immédiate de ce qui est en retard.
Depuis cet écran, vous pouvez déclencher une relance pour un client en cliquant sur le bouton Envoyer : Odoo applique automatiquement le palier correspondant au niveau de retard constaté.
Étape 3 : exclure une facture d'une relance
C'est sans doute le point qui surprend le plus les utilisateurs habitués aux anciennes versions. Pour qu'une facture ne fasse pas l'objet d'une relance — par exemple en cas de litige en cours ou d'échéancier négocié — vous devez activer l'option Pas de relance directement sur la ligne de la facture concernée, dans le rapport de relance.
Soyons transparents : cette exclusion se fait facture par facture, ligne par ligne. Il n'existe pas, à ce jour, de réglage d'exclusion à l'échelle d'un client entier ni de mécanisme d'exclusion en masse. Pour un client comptant de nombreuses écritures ouvertes, cela peut représenter une manipulation fastidieuse. C'est une limite réelle de la version actuelle, dont vous devez tenir compte dans l'organisation de votre processus de recouvrement.
Pour le traitement en lot
Si vous souhaitez relancer plusieurs clients d'un coup, passez par la liste des clients (dans la section Clients de la Comptabilité), filtrez sur les factures en retard ou les clients nécessitant une relance, sélectionnez les clients concernés, puis utilisez l'action Traiter les relances. Odoo enverra à chacun le rappel correspondant à son palier.
En résumé
La gestion des relances en 19.3 reste puissante, mais elle suppose de désapprendre les réflexes des versions antérieures. Retenez trois choses : la configuration de vos paliers est centralisée et conditionne tout le reste ; le pilotage passe désormais par le rapport de relance et non par la fiche client ; et l'exclusion d'une facture se fait à la ligne, ce qui constitue la principale contrainte du nouveau modèle.
Cette refonte a peut-être du sens pour standardiser les processus (mais je vous j'avoue que je n'ai pas tout à fait bien compris le principe), mais elle peut dérouter lors d'une première prise en main, d'autant que la documentation officielle n'est pas à jour sur ce point. Si vous accompagnez la mise en place de votre comptabilité Odoo et que ces changements soulèvent des questions sur votre propre organisation, c'est précisément le type de sujet sur lequel nous intervenons au quotidien.
Article rédigé par les équipes Nexelans, intégrateur et partenaire officiel Odoo. Vous avez une question sur votre configuration comptable ou un projet d'implémentation ? Contactez-nous.