Notes de frais dans Odoo 19 : validation et remboursement pas à pas

Mise à jour (octobre 2026) : ce pas à pas vaut pour Odoo 19. Dans Odoo 20, les dépenses approuvées génèrent des factures fournisseurs en brouillon et le menu dédié aux dépenses des employés disparaît. Voir Odoo 20 est sortie : ce qui est confirmé par rapport aux annonces. Le livre d'Emmanuel Chaumery, Odoo 20 au quotidien, couvre la version 20.

À la fin du mois, le service comptable reçoit une enveloppe de tickets de restaurant, deux factures d'hôtel et un tableau de kilomètres saisi à la main. Il faut retrouver qui a payé quoi, vérifier que le responsable a bien donné son accord, passer les écritures et rembourser chacun. L'application Dépenses d'Odoo 19 fait tout ce circuit dans un seul outil, à condition de la paramétrer dans le bon ordre. Ce pas à pas suit ce circuit, du justificatif au virement.

Périmètre : Odoo 19 (19.0 et versions intermédiaires). D'après la comparaison des éditions publiée par Odoo, l'application Dépenses existe en Community comme en Enterprise. La numérisation automatique des justificatifs et le remboursement sur la fiche de paie sont réservés à l'Enterprise, de même que le rapprochement bancaire des virements de remboursement. Les libellés cités sont ceux de l'interface française.

1. Préparer les catégories de dépenses

Tout part des catégories, que l'on trouve dans Dépenses > Configuration > Catégories de dépenses. Odoo en fournit plusieurs par défaut (repas, kilométrage, cadeaux, déplacements, communication) et une catégorie générale. Une catégorie se gère comme un article : c'est d'ailleurs le formulaire produit qui s'ouvre.

Pour chaque catégorie, quatre champs comptent vraiment :

• Coût : laissez 0 si le salarié est remboursé du montant réel de son ticket. Saisissez un montant si le remboursement est forfaitaire, par unité. C'est le cas typique du kilométrage : le coût correspond au taux par kilomètre, et le salarié saisit le nombre de kilomètres. Le taux relève de votre politique de frais ; si vous reprenez le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale, pensez à mettre la catégorie à jour à chaque publication.
• Référence : un code court comme REPAS ou HOTEL. Il sert à créer une dépense par email, comme on le verra plus bas.
• Compte de charge : à valider avec votre comptable, car il conditionne les rapports.
• Taxes à l'achat : la documentation conseille une taxe « comprise dans le prix », puisque le salarié saisit un montant TTC. La récupération de la TVA sur les notes de frais obéit à des règles précises (justificatif au nom de l'entreprise, nature de la dépense) : faites valider par votre expert-comptable quelles catégories portent une taxe déductible.

Le champ Directive mérite aussi d'être rempli : son texte s'affiche dans la liste des catégories et rappelle la règle au salarié, par exemple le plafond d'un repas.

2. Désigner qui valide

La validation repose sur deux réglages. Dans la fiche de chaque employé, le champ Approbateur des dépenses indique qui valide ses dépenses. Côté droits d'accès, l'application Dépenses propose trois niveaux : Approbateur de l'équipe, Approbateur de tout et Administrateur. Un responsable d'équipe a besoin du premier niveau au minimum pour traiter les dépenses de son équipe. La personne qui comptabilise doit avoir à la fois le droit Administrateur sur les Dépenses et un rôle de comptable sur la comptabilité.

Un piège à connaître : si l'approbateur désigné n'a pas les droits sur l'application, il ne voit rien à valider, et les dépenses restent bloquées sans que personne ne s'en aperçoive.

3. Saisir la dépense et son justificatif

Le salarié ouvre Dépenses > Mes dépenses et clique sur Nouveau. Il renseigne la description, la catégorie, le total (ou la quantité pour une catégorie à coût fixe), la date, et surtout le champ Payé par : Employé (à rembourser) ou Société si la dépense a été réglée avec une carte de l'entreprise. Il joint ensuite le justificatif avec Joindre le reçu.

Deux raccourcis évitent la saisie complète :

• Par email : dans Dépenses > Configuration > Paramètres, activez E-mails entrants et choisissez l'alias. Le salarié envoie le justificatif en pièce jointe avec, en objet, la référence de la catégorie et le montant. Seuls les emails provenant de l'adresse professionnelle d'un employé connu sont acceptés.
• Par numérisation (Enterprise) : l'option Numérisation des dépenses (OCR), dans les mêmes paramètres, lit le justificatif et préremplit la dépense. Elle consomme des crédits d'achat intégré (IAP), à acheter auprès d'Odoo.

Une fois ses dépenses prêtes, le salarié les sélectionne dans Mes dépenses et clique sur Soumettre. Le haut de l'écran affiche trois totaux : À soumettre, En attente de validation et En attente de remboursement. Le salarié sait ainsi où en est son argent sans écrire au service comptable.

4. Approuver ou refuser

Le responsable ouvre Dépenses > Mes dépenses > Dépenses à traiter. La liste montre par défaut les dépenses soumises. Il peut Approuver une dépense depuis sa fiche ou plusieurs à la fois depuis la liste. Le refus, lui, se fait dépense par dépense, et Odoo exige un motif. Avant de refuser pour un justificatif manquant, mieux vaut poser la question dans le chatter de la dépense : le salarié est notifié et peut compléter sans tout ressaisir.

Le bouton Fractionner la dépense rend service quand un même ticket mélange deux natures, par exemple un repas d'affaires et une nuit d'hôtel, qui ne vont pas sur le même compte.

5. Comptabiliser

Les dépenses approuvées se retrouvent dans la même vue, filtrées sur le statut Approuvé. Le comptable les sélectionne et lance la comptabilisation : depuis une fiche, le bouton s'appelle Enregistrer les pièces comptables, et la fenêtre qui s'ouvre se valide par Comptabiliser les dépenses. Par défaut, Odoo utilise le journal des achats et la date de la dépense comme date comptable. Vérifiez cette date en fin de mois : une dépense d'août comptabilisée en septembre doit-elle rester en août ? C'est une question de clôture à trancher une fois pour toutes avec votre comptable.

6. Rembourser

Deux voies existent. La première est le remboursement sur la fiche de paie (Enterprise, avec l'application Paie) : activez Rembourser sur la fiche de paie dans les paramètres, puis utilisez le bouton Rapporter dans la prochaine fiche de paie sur les dépenses approuvées. Le montant est ajouté au prochain bulletin, et la dépense passe au statut payé quand le bulletin est traité.

La seconde est le paiement direct. Ouvrez une dépense comptabilisée, puis la pièce comptable par le bouton intelligent, et cliquez sur Payer. Choisissez le journal de banque, le mode de paiement et le compte bancaire du salarié, repris de sa fiche employé. Les modes de paiement proposés pour ces remboursements se règlent dans les paramètres de l'application, section Comptabilité ; laissé vide, le champ autorise tous les modes disponibles.

Le virement apparaîtra ensuite sur le relevé bancaire. En Enterprise, une règle de rapprochement fondée sur le libellé de vos virements de remboursement évite de les pointer un par un.

Vérification finale

1. Créez une dépense test avec un salarié qui n'a aucun droit particulier, joignez un justificatif et soumettez-la.
2. Connectez-vous avec son approbateur : la dépense doit apparaître dans Dépenses à traiter. Si elle n'y est pas, contrôlez le champ Approbateur des dépenses et les droits de l'approbateur.
3. Comptabilisez-la et ouvrez la pièce : le compte de charge, la taxe et le compte du salarié doivent être ceux que vous attendez.
4. Payez-la et vérifiez que son statut passe à payé, puis que le virement se rapproche correctement sur le relevé.

Un dernier conseil : écrivez la politique de frais (plafonds, délais de soumission, justificatifs exigés) avant de paramétrer. L'outil applique une règle claire très bien, mais il ne remplace pas une règle qui n'existe pas.

Sources

• Documentation Odoo 19.0, catégories de dépenses : Lire la page
• Documentation Odoo 19.0, saisir les dépenses : Lire la page
• Documentation Odoo 19.0, soumettre les dépenses : Lire la page
• Documentation Odoo 19.0, traiter les dépenses : Lire la page
• Documentation Odoo 19.0, comptabiliser les dépenses : Lire la page
• Documentation Odoo 19.0, rembourser les employés : Lire la page
• Odoo, comparaison des éditions : Lire la page