Le dirigeant d'une société de services demande combien lui a vraiment rapporté le chantier du client Durand. Le comptable répond qu'il peut donner le chiffre d'affaires de la société et le total des charges, mais pas le détail par chantier, parce que tout a été saisi sur les mêmes comptes 6 et 7. C'est exactement le trou que comble la comptabilité analytique : elle ajoute une seconde lecture des mêmes écritures, par projet, agence ou activité, sans toucher à la comptabilité générale. Odoo 19 sait le faire, à condition de poser trois pièces dans le bon ordre.
Périmètre : Odoo 19 (19.0 et versions intermédiaires), application Comptabilité, donc édition Enterprise. Les noms de menus ci-dessous sont les libellés de l'interface française. Les chemins d'accès aux dimensions, aux comptes et aux modèles viennent de la documentation et du code de la 19.0 ; la présentation d'Odoo 20 peut différer.
Le vocabulaire d'Odoo, en deux lignes
Odoo distingue des dimensions analytiques (le « plan » de l'interface anglaise) et des comptes analytiques. Une dimension est un axe d'analyse, par exemple « Projets » ou « Agences ». Les comptes sont les valeurs de cet axe : « Chantier Durand », « Agence de Lyon ». Selon la documentation Odoo, chaque dimension doit contenir au moins un compte analytique. Une même ligne de facture peut être rattachée à plusieurs dimensions à la fois, avec un pourcentage par compte, ce qui permet de couper un coût de 1 000 € en 600 € sur un chantier et 400 € sur un autre.
Avant d'appliquer ces conseils : testez chaque manipulation sur une copie de votre base ou sur un serveur de test, jamais directement en production. Ces conseils sont rédigés sans connaître votre configuration et peuvent ne pas s'appliquer tels quels chez vous. Nexelans ne peut pas être tenue responsable des conséquences d'une manipulation faite sans ces précautions.
Deux opérations modifient l'existant et méritent une vigilance particulière : la mise à jour en masse des écritures (étape 4) et le passage d'une dimension en Obligatoire (étape 2).
1. Activer la fonction
Ouvrez Comptabilité > Configuration > Réglages, repérez la section d'analyse et cochez Comptabilité analytique, puis enregistrez. Tant que cette case reste décochée, les menus et la colonne de répartition n'apparaissent pas, ce qui explique la plupart des « je ne vois rien » rencontrés au démarrage.
2. Créer les dimensions
Allez dans Comptabilité > Configuration > Comptabilité analytique > Dimensions analytiques et cliquez sur Nouveau. Pour chaque dimension, vous renseignez :
- Nom : un axe d'analyse, pas une valeur. « Projets » est un bon nom, « Chantier Durand » n'en est pas un.
- Parent : à laisser vide pour un axe principal. Un parent sert à bâtir une hiérarchie, par exemple « Agences » sous « Organisation ».
- Applicabilité par défaut : Facultatif, Obligatoire ou Non disponible. Commencez par Facultatif ; le mode Obligatoire sert à interdire de valider une ligne sans répartition, il se règle plus finement à l'étape suivante.
- Couleur : la couleur des étiquettes dans les écrans de saisie, utile dès que vous avez deux dimensions côte à côte.
Je recommande de s'en tenir à deux dimensions au départ. À partir de trois colonnes de répartition sur chaque ligne de facture, les utilisateurs cessent de les remplir, et une dimension à moitié renseignée est pire qu'une dimension absente.
Affiner l'applicabilité par type de document
Dans l'onglet Applicabilité de la dimension, ajoutez des lignes pour contredire la valeur par défaut dans un cas précis. Chaque ligne combine un Domaine (Divers, Facture ou Facture fournisseur), des Préfixes des comptes financiers, une Catégorie de produits, l'Applicabilité à appliquer et éventuellement une société. Un exemple courant : la dimension « Projets » en Facultatif par défaut, mais Obligatoire pour le domaine Facture fournisseur avec le préfixe 604 (achats d'études et prestations). Un achat de sous-traitance sans projet ne passe alors plus.
Attention aux effets en production : une règle Obligatoire bloque la comptabilisation de documents qui passaient hier. Créez-la quand les équipes sont prévenues, pas un jour de clôture. Le pas à pas sur la clôture mensuelle explique pourquoi cette période est la plus mal choisie.
3. Créer les comptes analytiques
Ouvrez Comptabilité > Configuration > Comptabilité analytique > Comptes analytiques et cliquez sur Nouveau. Les champs à connaître sont le nom, le client (utile pour un compte par client), la référence, la dimension, la société et la devise. Laissez la société vide pour que le compte serve à toutes les sociétés d'une base multi-sociétés ; renseignez-la si le compte est propre à l'une d'elles. Ce choix compte plus qu'il n'y paraît : le code d'Odoo refuse un modèle de répartition partagé entre sociétés dès qu'il pointe vers un compte analytique réservé à une société.
4. Répartir à la saisie
Sur une facture client ou fournisseur, la colonne Répartition analytique apparaît à droite des lignes. Si elle est masquée, ouvrez le sélecteur de colonnes (l'icône de réglages en bout d'en-tête) et cochez-la. Cliquez dans la cellule : une fenêtre propose une colonne par dimension. Choisissez un compte, ajustez le pourcentage, ajoutez un deuxième compte si la ligne doit être coupée.
Pour rattraper des écritures déjà comptabilisées, passez par Comptabilité > Revue > Écritures comptables : sélectionnez plusieurs lignes, renseignez la colonne de répartition, cliquez sur la croix puis sur Mettre à jour. C'est pratique, et c'est aussi l'endroit où l'on corrige en masse des centaines de lignes en un clic : procédez par petits lots et contrôlez le résultat avant de passer au suivant.
5. Automatiser avec les modèles de répartition
Saisir la répartition à la main sur chaque ligne ne tient pas longtemps. Les Modèles de répartition analytique (même sous-menu de Configuration) la préremplissent. Un modèle se déclenche selon un ou plusieurs critères : préfixes de comptes, partenaire, catégorie de partenaires, produit, catégorie de produits, société. Le point que la documentation souligne : toutes les conditions renseignées d'un modèle doivent être réunies pour qu'il s'applique. Si vous voulez « tel partenaire OU tel produit », il faut deux modèles distincts.
Les modèles peuvent s'enchaîner sur des dimensions différentes et se classent par glisser-déposer avec la poignée de la première colonne. Un montage qui fonctionne bien pour une PME de services : un modèle par client récurrent (dimension « Projets »), et un modèle sur le préfixe 641 ou 645 pour affecter les charges de personnel à l'agence (dimension « Agences »).
6. Vérifier le résultat
- Créez une facture fournisseur de test sur un compte de charge et un partenaire couverts par un modèle : la répartition doit se préremplir.
- Comptabilisez-la, puis ouvrez Comptabilité > Comptabilité > Transactions > Écritures analytiques : une ligne analytique est générée par compte et par dimension, avec le montant proportionnel.
- Ouvrez le menu Reporting, rubrique de gestion, puis le Rapport Analytique : filtrez sur votre dimension et vérifiez que le total par compte correspond à vos écritures.
- Faites enfin le test négatif : saisissez une facture dans un cas que votre règle Obligatoire doit bloquer, et constatez le refus.
Le total analytique n'a aucune raison d'égaler le résultat comptable : seules les lignes portant une répartition y figurent. L'écart entre les deux est le chiffre à surveiller, parce qu'il mesure ce qui échappe encore à votre analyse.
Les pièges que je rencontre le plus
Le premier est de créer une dimension par client, au lieu d'une dimension « Clients » dont les comptes sont les clients. Le second est de changer les règles d'applicabilité en cours d'exercice sans reprendre l'existant, ce qui produit des rapports comparables seulement à partir de la date du changement. Le troisième est d'oublier que les notes de frais portent aussi une répartition : si vous voulez que les frais de déplacement tombent sur le bon projet, la règle doit être posée avant que les salariés ne saisissent leurs justificatifs, comme dans le circuit de notes de frais.
Pour les achats, la répartition analytique se combine bien avec le contrôle de la facture fournisseur décrit dans l'article sur la correspondance commande, réception et facture : le contrôle porte sur le montant, l'analytique sur sa destination.
Le livre d'Emmanuel Chaumery, Odoo 20 au quotidien, déroule la gestion d'une PME fictive écran par écran avec des fiches pour refaire chaque geste sur une base d'essai ; il est disponible en broché sur Amazon et en ebook chez Cultura.
Sources
- Documentation Odoo 19.0, « Analytic accounting » : Lire l'article
- Code d'Odoo 19.0, modules analytic et account (modèles de dimensions, d'applicabilité et de répartition) : Voir le dépôt